Idealne cv recepcjonistki / sekretarki. Poznaj najlepsze praktyki pisania cv i listu motywacyjnego

Jeśli starasz się o pracę recepcjonistki bądź sekretarki prawdopodobnie nie będziesz się nudzić.

Zawody te wiążą się ze sporym zakresem obowiązków, samodzielnością, zorganizowaniem i często radzeniem sobie w trudnych sytuacjach.

Właśnie dlatego pracodawcy szukają kompetentnych kandydatów, najlepiej z doświadczeniem na podobnym stanowisku.

Jeśli jesteś na etapie tworzenia cv recepcjonistki, sekretarki lub sekretarki medycznej, poświęć chwilę i zapoznaj się z najlepszymi praktykami tworzenia skutecznego cv.

Dowiedz się jak w kilku prostych krokach sprawić, że pracodawca będzie chciał Cię za pracownika jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Wiadomo..pierwsze wrażenie Twoje CV może zrobić tylko raz.

Masz przed sobą kompleksowy poradnik, który przeprowadzi Cię krok po kroku przez poszczególne etapy tworzenia cv.

Zanim do tego przejdziemy, jedna podstawowa sprawa. Nie próbuj iść na łatwiznę i nie kopiuj z Internetu gotowych wzorów CV i listów motywacyjnych. Owszem szablon graficzny możesz wykorzystać, ale treść odnieś do wymagań danej oferty pracy. Co to oznacza?

Oznacza to, abyś wymienił przede wszystkim te elementy ze swojego doświadczenia, umiejętności czy predyspozycji, na których skupia się oferta zatrudnienia na stanowisku asystentki, sekretarki bądź pokrewnym.

Zdecydowanie mniej miejsca możesz poświęcić tym informacjom, na których pracodawcy nie zależy, a tym samym nie zawarł ich w ogłoszeniu o pracę.

Pamiętaj, Twoje CV recepcjonistki ma pokazać pracodawcy, że jesteś właściwym kandydatem, którego poszukuje na to stanowisko, a nie jakimś kandydatem na dowolne stanowisko.

Druga sprawa jest taka, że dobrze napisane CV powinno budować Twoją wartość jako kandydata. Mówiąc wprost, jeśli zrobisz wrażenie dobrym CV, pracodawca prawdopodobnie podczas rozmowy kwalifikacyjnej będzie w stanie zgodzić się na Twoje wyższe wynagrodzenie.

Zakładam, że szukasz pracy, która będzie dla Ciebie rozwojowa i satysfakcjonująca finansowo. Tym bardziej więc warto byś przebrnął przez ten poradnik.

Zatem zaczynamy.

Sprawdź jak napisać CV na stanowisko sekretarki/recepcjonistki.

CV recepcjonistka / sekretarka – Podsumowanie zawodowe

Pierwszy etap tworzenia curriculum vitae to podsumowanie zawodowe. W polskim CV nie jest to element popularny. Tym bardziej, jeśli dobrze opiszesz w nim swoją sylwetkę zawodową, zabłyśniesz na tle innych kandydatów.

Pamiętaj, że podsumowanie zawodowe powinno być zwięzłe. W 3-4 zdaniach zawrzyj informacje, takie jak:

to kim jesteś, Twoje kluczowe doświadczenie zawodowe i staż pracy,
Twoje umiejętności, najważniejsze osiągnięcia zawodowe i sukcesy w dotychczasowej pracy,
co chcesz osiągnąć w nowej pracy, w jakim kierunku chcesz się rozwijać.

Ta sekcja powinna się znaleźć na samym początku Twojego CV tak, by od razu rzucała się w oczy.

Zerknij na przykładowe wymagania oferty pracy sekretarki medycznej i podsumowanie zawodowe, odnoszące się do wymagań z oferty:

Wymagania z oferty pracy – oczekujemy:

Entuzjazmu, wysokich umiejętności interpersonalnych oraz kultury osobistej
Inicjatywy, dobrej organizacji pracy, dokładności,
Dobrej organizacji pracy własnej i odporności na stres
Biegłej obsługi komputera i umiejętności szybkiego pisania na komputerze
Bardzo dobrej znajomości języka angielskiego
Doświadczenie na podobnym stanowisku będzie mile widziane

Przykładowe podsumowanie zawodowe

Od ponad 4 lat pracuje na stanowisku sekretarki medycznej w firmie XYZ. Jestem świetnie zorganizowana, dlatego nawet w sytuacjach stresowych zachowuje opanowanie i przyjazne usposobienie.

Świetnie dogaduje się z ludźmi. Działam dynamicznie i samodzielnie.

Biegle obsługuję komputer, a komunikacja w języku angielskim nie sprawia mi żadnych problemów. Swój dalszy rozwój zawodowy wiąże ze stanowiskiem sekretarki medycznej w dużej firmie. Szukam nowych wyzwań i rozwoju na nowych obszarach.

Jakich jeszcze cech poszukuje pracodawca u kandydata?

dobra organizacja pracy
odporność na stres
umiejętność pracy pod presją czasu
wysoka kultura osobista
komunikatywność i wysokie umiejętności interpersonalne

Jeśli szukasz pracy w obszarze Administracja biurowa czy sekretariat niewątpliwie jedną z kluczowych cech będzie dobre zorganizowanie.

Podkreślając inne swoje walory, nie zapomnij o wskazaniu tych podstawowych.

Doświadczenie w CV recepcjonistki / sekretarki – jak najlepiej opisać zakres obowiązków

Przy opisie zakresu obowiązków unikaj oklepanych i ogólnikowych haseł w stylu: „obsługa sekretariatu/biura”.

Wszystkie swoje obowiązki opisuj szczegółowo. Możesz użyć formy pierwszej osoby liczby pojedynczej.

Przy opisie każdego stanowiska podaj jaka jest nazwa firmy, gdzie pełniłeś te obowiązki.

Dodatkowo warto wpisać krótkie rozwinięcie (w dosłownie dwóch, trzech słowach) w czym firma się specjalizuje.

Poniżej znajdziesz przykłady opisu obowiązków do CV na sekretarkę / recepcjonistkę:

Sporządzałam raporty, sprawozdania i dokumenty firmowe.
Zajmowałam się telefoniczną obsługą klientów.
Umawiałam i organizowałam spotkania służbowe z klientami firmy.
Organizowałam wyjazdy służbowe pracowników.
Do moich zadań należała obsługa gości zagranicznych.
Zajmowałam się obsługą urządzeń biurowych.
Do moich obowiązków należało m.in. prowadzenie kalendarza spotkań biznesowych.
Zakres moich obowiązków obejmował udzielanie informacji klientom na temat najnowszych ofert firmy.
Zajmowałam się obsługą korespondencji przychodzącej.

Przykładowy opis doświadczenia w cv recepcjonistki w hotelu:

profesjonalna obsługa gości hotelowych, udzielanie informacji, reagowanie na bieżące potrzeby
przyjmowanie rezerwacji telefonicznych i obsługa rezerwacji elektronicznych
meldowanie i wymeldowanie gości
informowanie o lokalnych atrakcjach
przyjmowanie płatności w formie gotówkowej i bezgotówkowej. Wystawianie faktur
prowadzenie bieżącej ewidencji pokoi
sporządzanie raportów
obsługa centrali telefonicznej

Ważne! Pamiętaj, że nie sztuką jest wymienić wszystkie obowiązki, które wykonywałeś we wcześniejszych pracach.

Skup się przede wszystkim na tych, na których najbardziej zależy pracodawcy. Mówiąc krótko, pisząc cv asystentki czy recepcjonistki dopasuj opis zakresu obowiązków do oferty.

CV bez doświadczenia

Jeśli jesteś na początku swojej ścieżki zawodowej i brak Ci doświadczenia do wpisania w CV, wcale nie jesteś skazany na porażkę.

Co robić w takiej sytuacji?

Odwróć uwagę od braku doświadczenia poprzez odpowiednie zaprezentowanie umiejętności i potencjału, jakim dysponujesz.

Dodatkowo wymień wszystkie aktywności, którymi zajmowałeś się wcześniej, np. na studiach, prywatnie, dla siebie bądź znajomych, a które mogą mieć związek ze stanowiskiem, na które aplikujesz.

Na przykład do pracy na recepcji w hotelu wymaganych jest wiele cech, między innymi dobra organizacja własna. Na pewno nie raz nie dwa miałeś okazję coś organizować. Przypomnij sobie takie sytuacje i staraj się wykorzystać je na swoją korzyść w swoim życiorysie zawodowym.

Co wpisać w sekcji osiągnięcia w CV na recepcjonistkę?

Ta sekcja, podobnie jak podsumowanie zawodowe nie jest standardem w polskim cv, a szkoda.

Dobrze opisane osiągnięcia w CV recepcjonistki czy sekretarki uzmysłowią przyszłemu pracodawcy, że zatrudnienie Ciebie może i dla niego być korzystne.

Wszystko z Twojej dotychczasowej pracy, co przyczyniło się do poprawy kondycji firmy, jej lepszego wizerunku w oczach klientów, czy osiągnięcia jakichś zysków finansowych, traktuj jako swój sukces.

Umiejętności w CV do recepcji / sekretariatu

Wiedz, że tą część Twojego curriculum vitae pracodawca weźmie szczególnie pod lupę, jeśli jesteś osobą bez doświadczenia lub jest ono niewielkie.

Wszystkie Twoje umiejętności, które mogą być przydatne w pracy recepcjonistki, opisuj możliwie jak najbardziej szczegółowo.

Nie wystarczy napisać:

„Wykazuję się biegłą obsługą komputera i urządzeń biurowych”.

Takie umiejętności znajdą się pewnie w każdym CV recepcjonistki czy sekretarki.

Zamiast tego napisz dokładnie i szczegółowo, jakie programy potrafisz obsługiwać, np.:

bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excela/Power Pointa)
znajomość programów Google Docs

W dalszej kolejności opisz swoją znajomość języka obcego. Możesz to zrobić na co najmniej dwa sposoby:

opis słowny (stopień podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany, biegły).
opis oparty na europejskim poziomie biegłości językowej, tzw. CEFR (Common European Framework of Reference for Languages), czyli według skali A1, A2, B1, B2, C1, C2.

Jeśli posiadasz certyfikaty językowe, to koniecznie o nich wspomnij. Znajomość języka angielskiego możesz potwierdzić m.in. przez certyfikaty: FCE, CAE, CPE, TELC, ECL, TOEIC, TOEFL, LCCI.

Ponadto jako pracownik biurowy powinieneś się wyróżniać umiejętnościami interpersonalnymi. Przecież praca z ludźmi, obsługa klientów na stanowisku sekretarki to podstawa. Szczególnie cenione są takie umiejętności, jak:

łatwość w nawiązywaniu kontaktów
wysoki poziom kultury osobistej
profesjonalna obsługa klientów

Dodatkowo liczącymi się umiejętnościami są także cechy charakteru, które wpływają na wysoki poziom obsługi sekretariatu, czy biura, np.:

umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji
dobra organizacja pracy sekretariatu
umiejętność pracy pod presją czasu
entuzjazm i pełne zaangażowanie

CV recepcjonistka – Wykształcenie

Opis swojej edukacji rozpocznij dopiero od okresu studiów, szkoły policealnej.

Najważniejsze informacje, jakie powinny się tu znaleźć to:

nazwa uczelni/szkoły,
kierunek studiów, specjalność,
uzyskany tytuł,
czas trwania nauki.

Jeśli jesteś jeszcze studentem/studentką w miejscu dat wpisz: „w trakcie”.

Jeżeli masz na swoim koncie staże, szkolenia, kursy, to w sekcji „wykształcenie” również powinny się one znaleźć.

Nie wpisuj jednak niczego, co nie ma związku z pracą na stanowisku, na które aplikujesz.

Zainteresowania w CV dla recepcjonistki /sekretarki

Częsta zagwozdka kandydatów. Czy wpisywać zainteresowani w cv?

Nie wszyscy patrzą na hobby w cv pod kątem korzyści, jakie może przynieść ich dodanie. Szczególnie, jeżeli Twoje hobby ma związek z pracą, o jaką się starasz.

Jeśli na przykład szef dba o atmosferę w zespole, być może Twoje zainteresowania go zaintrygują i doda Ci to punktów bonusowych.

Wszelkie zainteresowania, które mogą okazać się przydatne w pracy z ludźmi, obsłudze klienta, również są mile widziane. Można tu np. wspomnieć o psychologii lub socjologii.

Jeżeli Twoją pasją jest sport, to również napisz o tym kilka słów. Najlepiej doprecyzuj jaka dyscyplina. To często dobry temat do rozmowy oraz spędzania czasu po pracy.

Co ciekawe dzisiaj coraz więcej menedżerów dba o team building i tym bardziej zwraca uwagę na zainteresowania w CV.

Ponadto ludzie mający pasje, a w szczególności uprawiający sport, cechują się zazwyczaj siłą charakteru, wytrwałością, determinacją i systematycznością. Zestaw takich cech charakteru u potencjalnego kandydata zawsze jest dobrze widziany przez pracodawcę.

Czy warto napisać list motywacyjny w CV sekretarki i jak to zrobić?

Żeby doszło do rozmowy kwalifikacyjnej musisz czymś zabłysnąć. Taką szansę wyróżnienia się z tłumu zawsze daje Ci załączenie listu motywacyjnego.

List motywacyjny może okazać się dodatkowym wsparciem Twojej kandydatury na dane stanowisko, szczególnie jeśli masz CV bez doświadczenia.

Podstawą w napisaniu listu motywacyjnego sekretarki/recepcjonistki jest to, by był on dopasowany pod konkretną ofertę pracy.

Podkreśl w nim wszystkie swoje umiejętności, doświadczenie i dotychczasowe obowiązki w taki sposób, by osoba rekrutująca, czytając go, miała wrażenie, że to właśnie Ciebie szuka.

Dobrze jest też pokazać, że zatrudnienie Ciebie może przynieść pracodawcy konkretne korzyści.

Może np. znasz jakiś program komputerowy, który pomoże usprawnić funkcjonowanie sekretariatu.

A może Twoją specjalnością jest obsługa klienta zagranicznego i dzięki Tobie firma może wyjść szerzej ze swoją ofertą. Wszystko zależy oczywiście od treści ogłoszenia danej oferty pracy.

Nie tylko treść, ale i forma listu motywacyjnego również jest istotna.

Ważne, by dokument był przejrzysty pod względem graficznym.

Najważniejsze informacje zaakcentuj używając pogrubienia.
Tekst nie powinien być jednolity. Podziel go na sekcje, bo wówczas staje się lżejszy w odbiorze.
Stosuj akapity i odpowiednie odstępy między wierszami.
Sprawdź poprawność językową pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym.

Przykładowe listy motywacyjne, na których możesz bazować pisząc swój własny, znajdziesz w sieci lub w naszej kategorii – wzory listów motywacyjnych.

Klauzula RODO o ochronie danych osobowych do CV recepcjonistki

Pisząc CV na końcu dokumentu, musisz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Bez dodania takiej formułki przyszły pracodawca może z automatu odrzucić Twoje dokumenty.

Aktualną klauzulę RODO do CV na 2020 znajdziesz w innym, naszym artykule. Zaczyna się ona od słów: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych…”

CV po angielsku dla recepcjonistki / sekretarki

Pisząc CV po angielsku (https://checklista.pl/cv-po-angielsku/) musisz pamiętać o kilku zasadach.

W sekcji dane osobowe w „angielskim CV” powinny się znaleźć jedynie: Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu).
Nie umieszczaj zdjęcia.
Nazwy własne pisz zawsze w rodzimym języku
Klauzula poufności do CV po angielsku (do zagranicznej firmy) nie jest koniecznością tak, jak w polskim CV. Jeśli jednak pracodawca wyraźnie o nią prosi, dodaj.
Pamiętaj, że pisząc swoje CV możesz skorzystać z gotowych wzorów cv w języku angielskim (przykładowe wzory CV europass).

Ile zarabia recepcjonistka / sekretarka?

Starając się o pracę na recepcji czy w administracji biurowej warto znać średnie zarobki w tej branży. Da Ci to szerszą perspektywę czy chcesz się w tym obszarze dalej rozwijać i wiązać z nim przyszłość.

Wysokość wynagrodzenia recepcjonistki oczywiście zależy i to od wielu czynników.

Między innymi od miejsca pracy. Inna stawka będzie obowiązywała dla stanowiska recepcjonista na siłowni cz w klubie fitness, inna recepcjonistki medycznej, a jeszcze inna dla recepcjonistki w hotelu. Jednak uśrednijmy.

Jakie jest średnie wynagrodzenie recepcjonistki / sekretarki?

Mediana wynagrodzeń na stanowisku recepcjonistki w Polsce w 2020 roku wynosi 3100 zł brutto. Z kolei sekretarka zarabia średnio 3500 zł miesięcznie.

Jeśli jednak chcesz dokładnie wiedzieć, ile powinnaś zarabiać na stanowisku recepcjonistki/sekretarki, możesz to sprawdzić w Ogólnopolskim Badaniu Wynagrodzeń. https://wynagrodzenia.pl/moja-placa/ile-zarabia-sekretarka

Podsumowanie

Jeśli chcesz napisać skuteczne cv i dostać pracę, o jakiej marzysz, musisz pamiętać o kilku zasadach:

Zadbaj o odpowiedni szablon graficzny CV. Wyróżnij się z tłumu aplikacji. Pamiętaj jednak o profesjonalnym i przejrzystym układzie.
Postaraj się, by Twoje CV było przede wszystkim odpowiedzią na konkretną ofertę pracy.
Co prawda, to dopiero rozmowa kwalifikacyjna przekona przyszłego pracodawcę, że jesteś odpowiednią osobą na stanowisko recepcjonistki, czy sekretarki. Jednakże, nudne, oklepane i niczym nie wyróżniające się CV nie da Ci nawet możliwości takiego spotkania.
Języki obce w CV powinny zostać opisane w sposób uniwersalny i miarodajny, np. poprzez skalę A1, B2 itp.
Pamiętaj, że w CV recepcjonistki/sekretarki koniecznie musi się znaleźć zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
Przed wysyłką CV do pracodawcy daj do wglądu osobie trzeciej swój życiorys zawodowy i ofertę pracy. Poproś o obiektywną opinię i komentarz czy CV czyni Ci odpowiednim kandydatem na to stanowisko.